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Vermessungsbüro Ehrhorn

Wissen bilanzieren und verteilen

Das Unternehmen

Am 24. Mai 1985 gründete Dipl.-Ing. Uwe Ehrhorn das Vermessungsbüro Ehrhorn und ließ sich als Öffentlich bestellter Vermessungsingenieur (ÖbVI) mit Amtssitz in Achim nieder. Von Beginn an war das Büro auf allen Gebieten des Vermessungswesens tätig. Neben den hoheitlichen Vermessungsaufgaben im Bereich des Liegenschaftskatasters werden zahlreiche Bauvorhaben vermessungstechnisch betreut. Im Jahr 2003 ist als weiteres Geschäftsfeld die Wertermittlung aufgebaut worden. Dazu hat sich der Büroinhaber als Sachverständiger für die Bewertung von bebauten und unbebauten Grundstücken weiter qualifiziert. Das ÖbVI-Büro Ehrhorn ist in Niedersachsen mit seinen 15 Mitarbeiter/-innen im oberen Mittelfeld der Bürogrößen anzusiedeln.

Ausgangssituation und Ziele

Bei der großen Anzahl der jährlich abzuwickelnden Aufträge (in 2014 waren es 2.100 Aufträge, in 2015 ca. 2.300) spielen die Prozesseffizienz und das Prozess-Knowhow eine wesentliche Rolle für das Vermessungsbüro. Darauf sind auch die Organisation und dessen Wissensmanagement abgestellt. Da bei ca. 55 % der Aufträge die Bearbeiter zwischen Außen- und Innendienst wechseln, ist die Definition der Schnittstellen von wesentlicher Bedeutung. Hier liegt auch ein Schwerpunkt des Wissensmanagement.

Vor dem Hintergrund der Revision der DIN EN ISO 9001:2015, die erstmals explizit den professionellen Umgang mit Wissen fordert, und dem Ziel, sich noch 2016 nach der neuen Norm zertifizieren zu lassen, ist die Beschäftigung mit dem Thema Wissensmanagement für das Vermessungsbüro Ehrhorn noch stärker in den Vordergrund gerückt. Die Selbstbewertung nach der EWO-Systematik gibt hier wertvolle Hinweise zum Status quo und zu den noch notwendigen Maßnahmen.

Was konkret geschieht

Hinweise für die stärksten Hebel zur Weiterentwicklung der eigenen Wissensorganisation finden – möglich durch die Wissensbilanz

Nach der internen Entwicklung eines umfangreichen Qualitätsmanagementsystems für das Vermessungsbüro Ehrhorn ist dessen Weiterentwicklung über die Jahre wie so oft ins Stocken geraten. Auch die Verbesserungsvorschläge im Rahmen des KVP waren rückläufig. Kurz: Zur Weiterentwicklung der eigenen Wissensorganisation musste ein neues, effizientes Instrument her. Vor diesem Hintergrund hat das Vermessungsbüro die Wissensbilanz als zentrales Instrument zur Steuerung der Wissensorganisation für sich entdeckt.

Denn die Methode der Wissensbilanz bietet die Möglichkeit, mit einem relativ überschaubaren finanziellen und zeitlichen Aufwand, auch die Komplexität eines Ingenieurbüros abzubilden.

Ziel der Wissensbilanz ist es, einen Überblick über das sogenannte Intellektuelle Kapital der eigenen Organisation, wie beispielsweise dem Erfahrungsschatz der Mitarbeiter, Produktinnovationen oder gute Kundenbeziehungen, zu gewinnen. Dazu hat sich der Inhaber, Herr Ehrhorn, mit einem kleinen Team bestehend aus dem Qualitätsmanagementbeauftragten, dem Büroleiter und der Finanzchefin zusammengesetzt, um im ersten Schritt die ausschlaggebenden Leistungsprozesse und die wesentlichen Einflussfaktoren – das sogenannte intellektuelle Kapital – zu bestimmen. 

Die identifizierten Einflussfaktoren wurden in einem durch einen Wissensbilanz-Moderator geführten Workshop der ganzen Belegschaft bewertet – hinsichtlich Qualität, Quantität und Systematik.

Die Besonderheit der Wissensbilanz bei Ehrhorn: Auch an der Interpretation der Ergebnisse und der darauf basierten Ableitung von Maßnahmen wurden alle Mitarbeiter beteiligt. Im Ergebnis erhielt das Vermessungsbüro durch die Identifikation der relevanten Handlungsfelder sein individuelles Potenzial-Portfolio: Welche Faktoren müssen aufgrund ihrer hohen Wirkung auf das Gesamtsystem und ihrer relativ niedrigen Bewertung entwickelt werden?

Seit Einführung des Instruments wird die Wissensbilanz jedes Jahr wiederholt – denn die Aktualität der wesentlichen Faktoren und ihrer Bewertungen sind Voraussetzung für den Erfolg der abgeleiteten Maßnahmen. Ein großer Effekt liegt offenbar in der Partizipation aller Mitarbeiter an dem Entwicklungsprozess. Neben einer verbesserten Stimmung unter der Belegschaft verbucht Ehrhorn seit der Einführung eine Umsatzsteigerung von 12%. Die gegebene Effizienz ist demnach mit einem Aufwand von jährlich zwei Workshops mit einer Dauer von 4 Stunden noch erhöht worden.

Qualitätsmanagement und Wissensmanagement werden eins

Die Qualität der Dienstleistungen steht im Zentrum aller Aktivitäten des Ingenieurbüros. Das umfangreiche Qualitätsmanagementsystem (QMS) ist im Qualitätsmanagementhandbuch beschrieben – eine Übersicht gibt die eigens entwickelte Qualitätsmanagement-Landkarte. Auch wenn der Begriff „Wissen“ bisher nicht explizit in der strategischen Unternehmensplanung auftaucht, ist er im Qualitätsmanagement bereits lange Thema. So sind beispielsweise die stetige Förderung des Qualitätsbewusstseins bei allen Mitarbeiter, die optimale Schulung und Motivation der Mitarbeiter sowie die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Qualität bereits seit langem Bestandteile der Qualitätsstrategie von Ehrhorn – getreu dem Motto „Nur gut informierte Mitarbeiter sind gute Mitarbeiter“.

Dementsprechend sind viele der „klassischen“ Wissensmanagement-Instrumente bereits erfolgreich im QMS implementiert, ohne direkt so benannt zu werden. Bespiele sind neben der Wissensbilanz das Intranet, verschiedene Schulungs- und Trainingsmaßnahmen, Lessons learned oder verschiedene Sitzungsformate wie die Wochen- und Monatschecks.

Was bedeutet das für das Wissensmanagement? Viele bereits durch Ehrhorn eingesetzte Maßnahmen sind Instrumente des Wissensmanagement, die zum Großteil auch die Anforderungen aus der revidierten DIN EN ISO 9001:2015 erfüllen. Ziel des Büros ist die Integration der Wissensbilanz und des EWO-Ansatzes in das eigene QMS. Wissensmanagement und Qualitätsmanagement werden somit nicht nebeneinander, sondern miteinander verzahnt und in ein System integriert betrachtet.

Nutzen und Ausblick

Die Verzahnung von Qualitäts- und Wissensmanagement macht den Ansatz des Vermessungsbüros Ehrhorn insbesondere vor dem Hintergrund der neuen Anforderungen nach ISO 9001:2015 spannend. Besonders ist sicherlich auch die für einen kleinen Betrieb wie Ehrhorn sehr hohe strategische Ausrichtung, vor allem durch das starke Gewicht der Wissensbilanz, deren größter Erfolg in der Bewusstseinsbildung der Mitarbeiter liegt.

Beim Vermessungsbüro Ehrhorn wird Wissensmanagement als Führungsaufgabe verstanden – der Eigentümer treibt Verbesserungsprozesse und strategische Themen entschlossen und hochmotiviert voran. Der nächste Schritt wird deshalb sein, dessen hochspezifisches und besonders unternehmenskritisches Wissen zu sichern. Im Sinne von Stellvertreterregelungen und Risiken durch Mitarbeiterverlust wird hier ein Prozess zum Wissenstransfer definiert werden.

Die Wissensorganisation

In 2014 haben wir ca. 2.100 Aufträge abgewickelt. Bei der Zahl der jährlich abzuwickelnden Aufträge stehen die Prozesse und das Wissen um die Prozesse im Vordergrund unserer Bemühungen. Darauf sind auch die Organisation und dessen Wissensmanagement abgestellt. Da bei ca. 55 % der Aufträge die Bearbeiter zwischen Außen- und Innendienst wechseln, ist die Definition der Schnittstellen von wesentlicher Bedeutung. Hier liegt auch ein Schwerpunkt des Wissensmanagements im Vermessungsbüro Ehrhorn. Basis der Firmenkultur, die maßgeblich durch die Haltung und Erfahrung des Inhabers geprägt wird, sind "gegenseitiges Vertrauen", "Nutzung und Ausbau von vorhandenen Stärken", "konstruktives Denken" und "Transparenz des Handelns". Im Ergebnis arbeiten die Mitarbeiter eigenverantwortlich, selbstorganisiert und mit sehr hoher Motivation und Kompetenz. Regelmäßige „Updates“ z.B. in Wochenmeetings oder über die jährliche Wissensbilanz informieren zu Ereignissen im Unternehmen und richten das Unternehmen als Ganzes auf aktuelle Trends aus.

Gelungene Maßnahmen (eine Auswahl)

  • Rasche Wissensbilanz
  • strukturierte Einführung eines neuen Datenhaltungssystems (ALKIS)
  • Neustrukturierung: Wochencheck
|| Keyfacts

Firmensitz: Achim

Mitarbeiter: 15

Branche: Vermessungsbüro

Internet: // www.ehrhorn.de

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