Preisträger
|| Beispiele 2015 || Beispiele 2012 || Beispiele 2009 || Beispiele 2007 || Suche 
Preisträger //  Meusburger Georg GmbH & Co KG
|| Meusburger Georg GmbH & Co KG

Meusburger Georg GmbH & Co KG

Wissen besser integrieren

Das Unternehmen

Die Meusburger Georg GmbH & Co KG mit Firmenhauptsitz in Wolfurt, Österreich ist Marktführer im Bereich hochpräziser Normalien. Mehr als 14.000 Kunden weltweit nutzen die Vorteile der Standardisierung und profitieren von der über 50-jährigen Erfahrung in der Bearbeitung von Stahl. Ein umfangreiches Normalienprogramm, kombiniert mit hochwertigen Produkten für den Werkstattbedarf, macht Meusburger zum zuverlässigen Partner für den Werkzeug-, Formen- und Maschinenbau.

Wissensmanagement ist neben der Standardisierung ein bedeutender Teil ihrer Unternehmenskultur, denn Meusburger erfasst, verteilt und nutzt das Wissen nicht nur, sondern entwickelt die Wissensbasis ständig weiter.

Ausgangssituation und Ziele

Wie alles begann...

Die Geschichte des Wissensmanagements bei Meusburger begann vor mehr als 20 Jahren bei einem der täglichen Betriebsrundgänge des Firmengründers Georg Meusburger. An einigen Maschinen fielen diesem verschiedene handschriftliche Notizen auf, welche die Mitarbeiter sich zur Nutzung der Maschine, zur Erledigung ihrer Aufgaben oder zur Kontaktaufnahme von Ansprechpartnern gemacht hatten. Herr Meusburger erkannte den potentiellen Wert dieser Aufzeichnungen. Er nahm diese im Einverständnis der entsprechenden Mitarbeiter mit, um sie zu digitalisieren und mit einem Titel und einer Dokumentennummer zu versehen. Anschließend bekamen die Mitarbeiter diese neuen Dokumente zur Korrektur ausgehändigt, bevor sie dann allen Mitarbeitern in Info-Ordnern zur Verfügung gestellt wurden. Meusburger setzt den so entstandenen Wissensmanagementprozess seither im eigenen Unternehmen um.  Die gesammelten Erfahrungen und praktischen Anwendungshilfen gibt Guntram Meusburger, Sohn des Firmengründers und geschäftsführender Gesellschafter, in seinem Buch „Wissensmanagement für Entscheider“ an andere Unternehmen weiter.

Was konkret geschieht (Maßnahmen)

Die kleinste Einheit: Wissensdokumente (WiDoks)

Die aus der Arbeitspraxis der Mitarbeiter entstandenen Wissensdokumente sind bis heute das Herzstück des Wissensmanagements bei Meusburger und aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Im Sinne der Standardisierung und der Benutzerfreundlichkeit unterliegen sie klaren Kriterien und Regeln, werden durch Visualisierungen unterstützt und haben ein einheitliches Aussehen.

Die sogenannten werden von allen Abteilungen genutzt und haben unterschiedlichste Inhalte. Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitungen, Dokumentationen, Prozessdarstellungen, Unternehmenskennzahlen, Checklisten, Evaluierungen und Bestelllisten – um nur einige der zahlreichen Arten zu nennen.

Wissensdokumente werden erstellt, wenn sich die Nachfragen zu einem Thema oder einem Problem wiederholen, wenn mehrere Personen sich mit einer Thematik auseinandersetzen oder wenn sich der Inhalt auf die Kernkompetenz des Unternehmens bezieht. Das erfasste Wissen dient dabei immer einem erweiterten Nutzerkreis und der Entflechtung der Komplexität. Doch es gibt auch Argumente gegen die Erstellung von WiDoks. Vor allem wenn der Verwaltungsaufwand den Nutzen übersteigt oder das festgehaltene Wissen nur von einmaliger Bedeutung ist, entscheidet man sich bei Meusburger gegen die Dokumentation. Mit dieser Aufwand/Nutzen-Abwägung schafft Meusburger eine Regelung, um die Menge an Wissensdokumenten zu kontrolliere

Qualitätssicherung durch Standardisierung und Freigabeprozesse

Hervorragend ist auch das Corporate Design der WiDoks. Neben einem aussagekräftigen Titel werden alle WiDoks mit einer einmaligen Dokumentennummer, dem Datum der letzten Bearbeitung, einer Versionsnummer und der Seitenanzahl versehen. Darüber hinaus hat jedes Dokument einen – der bei Fragen von den Nutzern kontaktiert werden kann.

Die Freigabe ist ein weiterer wichtiger Mechanismus zur qualitativen Überprüfung und Verifizierung der WiDoks. Nur freigegebene Dokumente werden in der Wissensdatenbank von Meusburger veröffentlicht. Generell gilt: je mehr Personen am Freigabeprozess beteiligt sind, desto länger dauert die Freigabe, aber desto höher wird auch die Qualität ausfallen. Deshalb wird der Freigabeprozess bei Meusburger situationsbedingt definiert. Grundsätzlich ist der Autor eines WiDoks aber immer Experte auf einem Gebiet und somit als für die Qualität, die Richtigkeit und die Aktualität der Inhalte verantwortlich.

Der Wissensmanagement-Prozess

Um den Lebenszyklus ihrer zentralen Wissensmanagement-Elemente – den WiDoks – zu beschreiben, hat Meusburger einen eigenen Prozess entwickelt, der auf den „Kernprozessen des Wissensmanagements“ nach Probst, Raub und Romhardt basiert. Sie nennen ihn – kurz: WBI-Prozess. Die wichtigen Prozessschritte sind dabei das Erfassen, Verteilen, Nutzen, Weiterentwickeln und Sichern von Wissen (mit Hilfe von Wissensdokumenten).

Wird beispielsweise erstmals ein Messeauftritt geplant, so setzt sich das Projektteam zusammen und bespricht alle notwendigen Punkte, die vorab abgeklärt und organisiert werden müssen. Diese Punkte werden in einer Checkliste und ins Intranet eingestellt, damit sie für alle Projektmitglieder verfügbar sind. Damit alle involvierten Personen über das neue Dokument informiert sind, teilt der Inhaltsverantwortliche ihnen die Aufgabe zu und das Dokument so via Link in einer Mailbenachrichtigung. Die anderen Projektmitglieder lesen das WiDok daraufhin und geben dem Inhaltsverantwortlichen Feedback dazu. In den Monaten vor dem Messeauftritt gibt es weitere Arbeitsgespräche und das bestehende Wissensdokument wird ergänzt und somit – es kommt Leben in das WiDok. Steht die Messe vor der Türe, kann die Checkliste und die Messe anhand der erfassten Punkte abgewickelt werden. Nach dem Event reflektiert das gesamte Projektteam die Vorbereitung und Durchführung des Projekts und sammelt Ideen zur Verbesserung der Checkliste. Die entstehenden Erweiterungen werden vom Inhaltsverantwortlichen in sein Wissensdokument übernommen und wieder aktiv mit der Aufgabe an alle Beteiligten gesendet. Somit sind alle informiert, was bei der nächsten Messe beachtet werden sollte –  das WiDok wurde erneut . Das im WiDoks erfasste Wissen ist im Dokument und kann nicht mehr verloren gehen. Wenn das Dokument ergänzt wird, entwickelt sich das Wissen und bringt das Unternehmen so Schritt für Schritt weiter. 

Die Wissensdatenbank

Unverzichtbar für ihren Wissensmanagement-Prozess ist das Meusburger-Intranet mit integrierter Wissensdatenbank. Wöchentlich treffen sich die Intranet-Verantwortlichen, um dessen Weiterentwicklung voranzutreiben. Technisch basiert die Plattform auf MS Sharepoint und wird durch eigene Programmierer auf die Bedürfnisse von Meusburger angepasst. Besonders sind die verschiedenen, an den unterschiedlichen Benutzergruppen orientierten, Darstellungsformen. Denn jüngere, an informationstechnische Systeme gewöhnte User nutzen gerne andere Benutzeroberflächen als ältere Mitarbeiter. Daher bietet das Meusburger Intranet verschiedene Methoden und Wege an, um die jeweiligen Benutzergruppen optimal zum benötigten Wissen zu führen.

Die Produktionsmitarbeiter haben darüber hinaus eine personalisierte Startseite mit einer Liste an relevanten WiDoks für deren jeweilige Maschine.

"Wer suchet der findet" - wenn die Informationen sinnig hinterlegt sind

Das Glanzstück der Wissensdatenbank ist die gute Suchfunktion. Mittels einer Volltextsuche werden zuerst WiDoks mit dem gesuchten Begriff im Titel angezeigt - danach auch diejenigen Dokumente, bei denen der Suchbegriff im Inhalt vorkommt. Dabei lernt die Suche mit: sie merkt sich beispielsweise, welche WiDoks bei welchem Suchbegriff präferiert geöffnet wurden und schlägt diese zuerst vor. Die Suche wird unterstützt durch sogenannte Schlüsselwörter (Tags), die der jeweilige Inhaltsverantwortliche für sein WiDok hinterlegt um den Usern die Auffindbarkeit zu erleichtern. Es besteht zudem die Möglichkeit, Übersetzungen und Synonyme für diese Schlüsselwörter anzulegen, damit trotz anderem Vokabular die relevanten Inhalte gefunden werden. Um Suchergebnisse einzugrenzen, können die Suchergebnisse durch das Filtern nach Dokumententyp, Inhaltsverantwortlichem und anderen Kriterien weiter präzisiert werden.

Nutzen und Ausblick

Die Wissensdokumente von Meusburger sind ein hervorragendes Beispiel, wenn es um die Dokumentation von Wissen und Erfahrungen geht. Mithilfe von standardisierten Vorlagen und Prozessen liefert Meusburger eine praktikable Idee, wie Wissen sinnvoll erfasst und verteilt werden kann. Dass die Vorgehensweise des Wissensmanagement aus dem Arbeitsalltag der Mitarbeiter heraus entstanden ist, bewirkt heute die Praktikabilität der Methodik sowie die Akzeptanz der Mitarbeiter.

Besonders interessant: Vor dem Hintergrund der Evaluierung ihres Wissensmanagement-Prozesses hat Meusburger einen Weg gefunden, um den Nutzen des WBI-Prozesses zu quantifizieren. Dazu definieren Sie unterschiedliche Szenarien, wie beispielsweise die Recherche nach wissensbasierten Dokumenten, und definieren den zeitlichen Aufwand – zum einen für WBI-basierte Prozesse, zum anderen für das Szenario ohne Anwendung der WBI-Methode. Mithilfe der entsprechenden, durchschnittlichen Lohnkosten können dann Aussagen über finanzielle und zeitliche Ersparnisse getroffen werden. Durch das dafür erforderliche, sehr differenzierte Auseinandersetzen mit dem Prozess gewinnt das Vorgehen an Präzision und erreicht eine neue Ebene der Argumentation gegenüber den verschiedenen Stakeholdern.

 

|| Keyfacts
Firmensitz:
Wolfurt (Österreich)
Branche:
Werkzeug-, Formen- und Maschinenbau
Produkte:
Normalien sowie Produkte für den Werkstattbedarf
Gegründet:
1964
Mitarbeiter:
(2015) 1000
Internet:
www.meusburger.com
|| Download Fallbeispiel
|| Zitat

Der effiziente und effektive Umgang mit der Ressource Wissen war und ist ein entscheidender Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens wie Meusburger – gerade in Zeiten starker Expansion.

"