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|| New Communication GmbH & Co KG

New Communication GmbH & Co KG

Unterwegs in der Mission Wissensmanagement

Das Unternehmen

New Communication ist eine inhabergeführte Werbe- und Marketingagentur aus Kiel, die sich mit ihren 45 Mitarbeitern (Stand 2015) als Full-Service-Anbieter für Kommunikationsdienstleistungen versteht. Dazu gehören unter anderem Dienstleistungen in den Bereichen Unternehmenskommunikation, Produktwerbung und Handelsmarketing sowie Kundenbindung oder Personalmarketing.

New Communication vergleicht sich als Agentur gerne mit einem gut organisierten Geheimdienst. Ihre Mitarbeiter arbeiten als Agenten in der Mission „treffsichere Kommunikation“: Sie nehmen Ihre Zielgruppen ins Visier, arbeiten blitzschnell und effizient und sind hochspezialisiert. Vier Untermissionen unterstützen die Agentur dabei, ihre strategischen Ziele zu verwirklichen:

  • Die Mission Leidenschaft formuliert die eigenen Ansprüche an die Personalarbeit,
  • die Mission Full Service definiert ein Produktportfolio, das auf eine 360-Grad-Marketingberatung der Kunden abzielt,
  • die Mission Verantwortung macht die soziale Verantwortung, die New Communication übernimmt deutlich und
  • die Mission Kompetenz verfolgt das Ziel des eigenen Wissensaufbaus und eines systematischen Wissensmanagements. 

Ausgangssituation und Ziele

Durch die Schnelllebigkeit und hohe Dynamik in der Werbe- und Kommunikationsbranche ist ein strukturiertes Wissensmanagement für New Communication unabdingbar. Technische Neuerungen entstehen in einem rasanten Rhythmus, die belieferten Branchen sind sehr differenziert und das Produkt-Portfolio ist von immenser Vielfalt und hoher Komplexität geprägt. Wie viele andere Werbeagenturen steht New Communication vor der Herausforderung, unter dem enormen Wettbewerbsdruck immer topaktuell, schnell und innovativ an der Spitze des Marktes zu agieren. 

Mit der Implementierung eines umfassenden Wissensmanagementsystems hat New Communication ihre Lösung für diese Herausforderung gefunden. Ihr Ziel: Durch Wissensaustausch unter Mitarbeitern, Kunden und Partnern und durch ständige Weiterbildung neues Wissen generieren und an die Kollegen weitergeben und dabei immer wieder Raum für Kreativität zu lassen, um Produktinnovationen zu fördern.

Basis der Umsetzung ist die vertrauensvolle Kultur des Wissensaustausches. Dabei spielt neben Transparenz und Verständlichkeit vor allem auch die eigene Motivation der Mitarbeiter eine bedeutende Rolle. New Communication möchte diese durch individuelle Zielvereinbarungen zum Wissensaufbau zu fördern.

Bewusst stellt New Communication jedes Jahr unter ein bestimmtes Wissensmotto. 2015 etwa war es das Thema Innovation Boost, im Jahr 2016 ist der Themenschwerpunkt Virtual & Augmented Reality. Dieses Thema wird von New Communication dann bewusst gefördert – auf persönlicher sowie auf unternehmerischer Ebene.

Was konkret geschieht (Maßnahmen)

Die Mission Kompetenz

Das Herzstück des Wissensmanagement-Programms von New Communication ist die Mission Kompetenz – ein für jeden Mitarbeiter online oder gedruckt verfügbares Wissensmanagement-Almanach. Es gibt nicht nur einen Überblick über die bei New Communication vorhandenen Wissensquellen, sondern dokumentiert auch die etablierten Wissensmanagement-Prozesse zum Wissensaufbau und zur Wissenssicherung. Außerdem können die Mitarbeiter hierüber lokalisieren, wo sich welches Wissen befindet und wo sie weitergehende Informationen erhalten können. Mit der Mission Kompetenz als exzellente Navigationshilfe können alle Mitarbeiter schnell und unkompliziert an relevante Informationen gelangen. Besonders interessant: Jeder Mitarbeiter verwaltet sein eigenes Fachgebiet hinsichtlich relevanter Wissensquellen und Weiterbildungen. Das Instrument eignet sich besonders gut zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Es ist darüber hinaus hochdynamisch – Wissensquellen und Prozesse werden regelmäßig aktualisiert.

Weiterbildung - gerne auch durch die eigenen Mitarbeiter

New Communication steht vor der permanenten Herausforderung, dass das elementare Fachwissen in einer schnelllebigen Marketingagentur schnell veralten kann. Doch schnell und unkompliziert die beste Lösung zu finden, gehört für New Communication zum Tagesgeschäft. Um ihre Mitarbeiter automatisch mit Inhalten zu versorgen, die für sie wichtig sind, setzt die Agentur auf ein umfangreiches Weiterbildungsprogramm von insgesamt über 100 internen und externen Fortbildungen pro Jahr. Dabei ist nicht nur bedeutend, dass jeder Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl an Schulungen besucht. Wichtig ist vielmehr das Prinzip, dass jeder Mitarbeiter im Jahr mindestens eine Mitarbeiterschulung hält. Denn in einem hochgradig spezialisierten und dynamischen Markt wie in der Werbebranche liegt das relevante und damit erfolgskritische Wissen in den Köpfen der eigenen Mitarbeiter.

Als Ausgangspunkt des Weiterbildungsprogramms von New Communication hat sich das jährliche Personalgespräch etabliert. Neben dem eigenen Weiterbildungsbedarf lokalisieren der Geschäftsführer und der Mitarbeiter gemeinsam das Fachthema der eigenen Schulung sowie das damit verfolgte Ziel. Oft kommt die ausschlaggebende Idee durch die Mitarbeiter selbst, manchmal werden aber auch ganz bestimmte Themen von der Geschäftsführung vorgeschlagen. Spannende Schulungsthemen waren in der Vergangenheit beispielsweise „Filmgenres in der Werbung“, „Making of 3D-Animation“ oder „So wirst du zum Präsen-Tier“.  Steht das Thema fest, darf sich der Mitarbeiter einen bevorzugten Termin für die Schulung aussuchen und in den für alle Mitarbeiter im Sharepoint zugänglichen Schulungsplan eintragen. Die Geschäftsführung unterstützt den Mitarbeiter bei Bedarf in der Konzeption seiner Schulung. So kann eine breite Abdeckung an Themen und eine entsprechende Qualität der Schulungen gewährleistet werden. Nicht zuletzt wird diese aber auch durch Feedback und durch Teilnehmerevaluationen regelmäßig kontrolliert.

Donnerstag ist Wissenstag

Neben den Mitarbeiterschulungen, die seit 2001 fester Bestandteil des Weiterbildungsprogramms sind, werden regelmäßig externe Fachleute eingeladen, um über aktuelle und relevante Themen zu referieren – immer donnerstags. Mitarbeiter, die an der Teilnahme verhindert sind, haben die Möglichkeit, die Schulungsunterlagen elektronisch abzurufen – mithilfe des Intranets und des Dateiservers.

Das Weiterbildungsprogramm von New Communication ist ein Glanzstück: Es steigert merklich die Motivation der Mitarbeiter, lässt die Qualität der eigenen Arbeit wachsen und ist gleichzeitig ein Umsatzgarant: Durch die hohe Qualität mancher Mitarbeiterschulungen werden diese zum Teil als Fachvorträge für externe Kongresse verkauft.

Wissensmanagement durch Netzwerksarbeit

Vielmehr als ein Bündel von Maßnahmen ist die Netzwerkarbeit von New Communication hervorzuheben. Durch den intensiven Austausch mit Kunden sowie mit Partnern und Universitäten generiert die Agentur laufend neues Wissen: aktuell, praxisnah, wissenschaftlich fundiert und für die Kunden relevant.

Erlebbar wird die Netzwerkarbeit bei dem einmal jährlich stattfindenden Event für die eigenen Kunden: den sogenannten Trendspots. Im Rahmen einer Vielzahl von Fachvorträgen durch Mitarbeiter und durch externe Fachleute können die Kunden sich über neue Trends und Möglichkeiten im Marketing informieren. Ferner dient die Veranstaltung neben einem abwechslungsreichen Unterhaltungsprogramm natürlich auch dem gegenseitigen Austausch und der Vernetzung.

Ein besonderes Highlight des Wissensaustausches im eigenen Netzwerk sind die sogenannten Innovation Nights bei New Communication.Durch umfangreiche und zeitintensive Kundenprojekte im Tagesgeschäft bleibt den Mitarbeitern häufig wenig Raum für kreative Ideen abseits von aktuellen Projekten. Um diesen Ideen einen Rahmen zu geben, veranstaltet New Communication sechs Mal jährlich die Innovation Night – eine Veranstaltung am Nachmittag und Abend, bei der ohne Auftragsdruck neue Ideen entwickelt werden können. Eingeladen werden neben den eigenen Mitarbeitern auch externe Interessierte, wie zum Beispiel Studenten und Dozenten. Im Schnitt ergibt sich so eine Anzahl von 15 Teilnehmern. Im Optimalfall entstehen bei den Veranstaltungen neue Dienstleistungsideen, die in das Portfolio der Agentur aufgenommen werden können.

Daneben setzt New Communication auf den Austausch zwischen Auszubildenden und Praktikanten. Für einen Zeitraum von meist zwei Wochen arbeitet der Auszubildende oder der Praktikant auf dem Platz des Austauschpartners beim Kunden (bzw. Lieferanten). Auf diese Weise erhalten die Austauschunternehmen gegenseitig tiefgehende Einblicke in die Arbeitsweisen und Bedürfnisse des jeweils anderen. So können Produkte und Services sowie die Kommunikation verbessert werden.

Extrageld für die Wissensarbeit

Eine interessante, wenn auch kontrovers diskutierte Maßnahme stellt das Entgeltsystem von New Communication dar. Neben einem festen Grundgehalt werden den Mitarbeitern Bonuszahlungen gewährt – für besondere (Wissens-)Leistungen.  Dazu gehören im Rahmen des Weiterbildungsprogrammes zum Beispiel besuchte und gehaltene Schulungen. Das Gehaltsystem ist transparent und kann von allen Mitarbeitern nachvollzogen werden. Nach der Einführung des transparenten Gehaltssystems haben fast alle Mitarbeiter von New Communication sich für dieses System entschieden. Die Bonifizierung hat die Teilnahme an Schulungen deutlich gefördert. Auch die Bereitschaft zur Weiterbildung außerhalb der eigentlichen Arbeitszeiten ist dadurch gewachsen. Darüber hinaus hat sich sowohl die Qualität als auch die Menge des Outputs gesteigert: Mehr Fachartikel werden von externen Medien veröffentlicht bzw. aufgegriffen und mehr externe Vorträge werden von  eigenen Mitarbeitern gehalten.

Ausblick

Das Wissensmanagement-Programm von New Communication ist sehr facettenreich und differenziert. Die Instrumente wurden individuell für die eigene Unternehmenskultur und die eigenen Bedürfnisse entwickelt und so abgestimmt, dass die einzelnen Maßnahmen hervorragend aufeinander aufbauen und ineinander greifen. Besonders hervorzuheben ist die exzellente Kombination des EWO-Schemas mit den Maßnahmen der eigenen Wissensorganisation (Abbildung). Das Vorgehen bietet auch für andere Organisationen eine gute Möglichkeit, den Status quo der eigenen Wissensorganisation deutlich zu machen.

Nachdem der Schwerpunkt des Wissensmanagements bei New Communication bisher vornehmlich auf persönlichem Austausch und kommunikativen Methoden basierte, steht im Jahr 2016 ein Austausch der Kollaborationssoftware und damit die (Weiter-)Entwicklung einer Plattform an. Der Wechsel vom bisher durch die Mitarbeiter kaum genutzten Wiki zum Sharepoint-basierten „Agentencenter“ soll die Benutzerfreundlichkeit erhöhen, die Mitarbeiter zur Nutzung motivieren und dadurch die Qualität und Quantität der Inhalte verbessern. Neben der Zusammenarbeit dient das neue System auch als Wissensdatenbank mit integrierter Suchfunktion.

 

|| Keyfacts
Firmensitz:
Kiel
Branche:
Werbe- und Marketingagentur
Produkt:
Dienstleistungen im Bereich Unternehmenskommunikation, Produktwerbung, Kundenbindung, Personalmarketing und Investor Relations
Gegründet:
2000
Mitarbeiter:
(2015) 45
Internet:
www.new-communication.de
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